یکی از نیاز های مهم هر سازمان داشتن فرایند جهت عقد قرارداد است که نبود آن سازمان را چه بزرگ و چه کوچک متحمل مشکلات اساسی و جدی در این زمینه می کند. بیشتر کسانی که در زمینه عقد قرارداد فعالیت می کنند اذعان دارند که نبود فرآیند عقد قرارداد مشخصی در سازمان های دولتی و خصوصی باعث وقفه بسیار زیاد شده و گاهی این اتفاق باعث می شود در صورت امکان از انجام آن منصرف شوند.

همان طور که در عکس زیر مشاهده می کنید با توجه به تعدد انواع قرارداد از لحاظ ماهیت و نوع آن بسته به تعداد واحد های سازمانی نیز نوع عقد قرارداد یا فرایند گردش آن متفاوت است که خود بار سنگینی را بر دوش واحد قرارداد های هر سازمان می گذارد.

سازمان ها برای رفع مشکل طولانی بودن روند عقد قرارداد پس از انتخاب طرف قرارداد به صورت توافقی با پیمانکار یا کارفرما انجام تعهدات قرارداد را شروع می کنند و این باعث میشود تاریخ انعقاد قرارداد 6 ماه پس از شروع قرارداد باشد البته از نظر قانونی مشکل دارد و نمایانگر ضعف شدید مدیریت فرایند در آن سازمان است.

برخی از سازمان ها برای طراحی فرایند خود بسیار وسواس به خرج می دهند که این مقداری خوب است ولی مراحل آن را بسیار طولانی و خارج از تحمل طرف مقابل می کند. بعضا در سازمان های بزرگ دولتی و خصوصی به 40 الی 50 مرحله تأیید، امضا و اظهار نظر نیاز است که قرارداد به مرحله امضا برسد.

یکی دیگر از مشکلاتی که در سازمان‌ها وجود دارد این است که قرارداد برای انجام تأییدات مختلف باید از بخش قراردادهای آن سازمان به صورت فیزیکی خارج شده و به فرآیند دربیایید تا قرارداد تأیید و منعقد گردد به همین دلیل این روند بسیار کند پیش می رود. بعضا در بهترین شرایط به 3 تا 4 هفته زمان نیاز دارد و یا در برخی از موارد نیز تعدادی از مستندات قرارداد مفقود شده و یا به اشتباه مخدوش می‌شود و اشخاص این اشتباه را به عهده نمی گیرند، به همین دلایل است که شرکت ها و سازمان ها برای رفع این مشکلات به نرم افزار مدیریت قراردادها رجوع می‌کنند که بتوانند این روند را به صورت مکانیزه و به سرعت انجام دهند.

امکان دارد طی انتقال قرارداد تعدادی از مستندات آن حذف گردد و یا مخدوش شود و پیگیری آن در آخرین شخصی که آن را تغییر داده یا قرارداد در چه مرحله‌ای است بسیار سخت و وقت گیر است.

سازمانی را تصور کنید که فرایند عقد قرارداد در آن مشخص شده نیست ولی هر یک از این افراد وظایف خود را بدون درنظرگرفتن فراموشی انجام کار به صورت کامل و دقیق انجام می دهند، باز هم زمان انتقال و تحویل قرارداد به صورت فیزیکی زمان زیادی را در بر می گیرد.

برای طراحی روند عقد قرارداد افراد متخصص این حوزه پس از جلسات متعدد و سخت به نتیجه مطلوب می رسند و فرایند عقد قرارداد را به صورت جدول بندی شده به افراد مورد نیاز اعلام می کنند و کار را پیش می برند ولی باز هم مشکل خروج فیزیکی اطلاعات و مستندات قرارداد از واحد قرارداد ها نمایان است.

در نرم افزار این قابلیت وجود دارد که بتوانید نمودار انحراف را در مسیر روند یا فرآیند قرارداد مشاهده نمایید این ویژگی در نرم افزار مدیریت امور قرارداد ها این امکان را به شما میدهد تا بتوانید به بهترین نحو از گردش عقد قرارداد و مقدار انحراف آن در سازمان خود باخبر شوید و برای بالا بردن بهروری سازمان خود تلاش نمایید

راه حل این مشکل استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها است که میتوان با همراه داشتن روند عقد قرارداد، اطلاعات و مستندات وابسته به آن را به صورت امن و بسیار راحت بین افراد تاثیر گذار و از پیش تعیین شده انتقال داده و هریک از آنها در صورت نیاز یادداشتی بر روی این درخواست قرارداد قرار دهند. در آخر، مسئولین قرارداد ها موارد ذکر شده را بر روی قرارداد اعمال کنند.

با استفاده از نرم افزار قابلیت پیگیری در لحظه تغییرات و این که قرارداد در چه مرحله ای و در کارتابل چه شخصی می باشد وجود دارد و به راحتی میتوانید قرارداد خود را پیگیری نمود. این قابلیت به مدیران این امکان را می دهد که روند عقد قرارداد را از طریق گزارشات خاص و داشبورد های قدرتمند مدیریتی تعبیه شده در نرم افزار (قابل تغییر به دست خودتان) تحت نظر داشته و از نحوه کارکرد هر بخش با خبر شوند. با استفاده از این قابلیت مقدار رسوب کاری و مقدار حجم درخواست ارسال شده در هر اداره یا بخش مشخص میشود که میتوان در راستای بهبود بخشیدن به روند عقد قرارداد استفاده نمود.

این موضوع در سازمان های دولتی و خصوصی استفاده کننده از نرم افزار باعث شده مدت زمان طی شدن روند عقد قرارداد به یک سوم خود برسد و هزینه چاپ و استفاده از کاغذ به مقدار قابل توجهی کاهش یابد.

در نرم افزار مدیریت قرارداد های رادین شما میتوانید به صورت دلخواه فرآیند عقد قرارداد سازمان خود را طراحی و پیاده سازی کنید و در مراحل مختلف مواردی از قبیل اسناد مورد نیاز آن مرحله را اجباری کنید و یا فرم ها را برای نقش ها و قابل ویرایش/ فقط خواندنی کنید.

پرسش و پاسخ